スポ少サッカーの総会は何をやる? 年度末・年度初めの総会の流れ

スポ少総会場所

我が家の子供が所属していたスポ少では、年度末と年度初めに総会がおこなわれました。

年度末のスポ少総会では会計報告や1年間の活動総括、コーチより試合結果などが報告されます。

年度初めのスポ少総会では1年間の予算案や新役員の紹介などが主におこなわれます。

それぞれの流れについて簡単にまとめてみましたので、初めて総会を行うスポ少役員さんのお役に立てれば幸いです。

目次

スポ少総会(年度末)の流れ

年度末のスポ少総会はだいたい3月中旬に開かれていました。

2月末~3月初旬におこなわれる「卒団式」が終わってから日程が組まれる感じですね。

町内会や子供会、どんな総会にもいえることですが、スポ少も総会当日と同様にその事前準備もなかなか大変です。

「事前準備はどんなことをするのか」をまとめたあとに「年度末のスポ少総会の流れ」についてお伝えします。

年度末の総会前におこなう準備

年度末のスポ少総会はその年に卒団した6年生の親が中心となって計画を立てます。

総会前に準備するのは主に総会場所の確保と団員の親への出欠確認、総会資料の作成です。

また会計報告も行うため会計役員はこの時期が一番大変です。各学年の役員から交通費などの収支報告を出してもらい、誤差がないかを確認します。

収支報告の資料が完成したら、監査役のコーチへ確認の署名をもらいに行っていました。

我が家の在籍チームの場合ですが、年度末の総会では次年度のスポ少更新手続きも並行して行いました。

次年度もスポ少に引き続き在籍する場合は、年度末の総会当日に団費やスポーツ保険料などを親が用意して納めます。

この次年度の団費を徴収し、まとめるのは新6年生の三役です。(新年度のお金は次期役員が管理するため)

総会会場の入口に受付を設け、そこで更新手続きを行っていました。

準備1.総会場所の確保・出欠確認

スポ少総会の日程はコーチと相談して決める形になります。

日程が決まったら公民館やコミュニティセンターへ予約確認をして、問題がなければ各学年役員へ日程連絡をします。

参加可否のフォーマットを作成してメールに添付し、そこに〇☓を記入してもらって人数を把握していました。

準備2.総会資料の作成

総会資料は年間の活動報告と会計報告、それからうちのチームの場合は年間の試合結果も添付してありました。

当日はその資料を参加した親に確認してもらいながら質疑応答などがおこなわれます。

年度末の総会当日の流れ

6年生の親はスポ少総会の開始時間よりも少し早めに来てテーブルや座布団のセッティング、および総会資料の準備をします。

年度末のスポ少総会の流れは以下のようになります。

1.保護者会長より総会の開会宣言・挨拶

現保護者会長より開会宣言と今年度を振り返って挨拶。

3.年間のスポ少活動報告

保護者会長が総会資料に沿って年間の活動報告を読み上げます。(スポ少総会、親子サッカー大会、バーベキュー、チーム主催の大会、卒団式など)

4.会計報告・会計監査報告

会計役員より1年間の会計報告がおこなわれます。

収入の部(前年度繰越金・団費・登録料・保険代・雑収入など)から支出の部(大会参加費・救急用品・用具費・卒団式費用など)を差し引いた収益が次年度へ繰り越されます。

年度初めの予算案よりも大幅に変わった点についても報告していました。

会計報告後は監査役のコーチより会計監査報告がおこなわれます。

2.コーチ代表より挨拶・今年度の試合結果報告

次にコーチ代表より一言挨拶をしてもらい、続けて年間の参加試合の総括をしてもらいます。

うちの場合は4年生以下と5.6年でそれぞれ「日付・大会名・対戦相手・スコア・勝敗」が記載されていました。

(資料作成のため、年間を通して役員さんは各試合ごとにスコアをコーチへ連絡。コーチが資料作成していました)

4.質疑応答

スポ少活動・および会計報告についての質疑応答を受け付けます。

ほとんど質問は出ないのですが、うちのチームには毎年会計報告に疑問を持つ親御さんがいましたので、会計の人は大変そうでした。

5.新年度役員の挨拶

次年度のスポ少三役(保護者会長・副会長・会計)が挨拶をします。

6.閉会

最後に保護者会長が閉会の挨拶をしてお開きとなります。

スポ少総会(年度初め)の流れ

スポ少総会

年度初めのスポ少総会は4月初旬に行われていました。

中心となるのは新年度の6年生の親となります。

こちらも「事前準備」と「当日の流れ」をそれぞれ見ていきましょう。

年度初めの総会前におこなう準備

年度初めのスポ少総会についてもやはり事前準備が大変です。

年度末のスポ少総会と同じく、総会場所の確保と出欠確認・総会資料の作成を迅速におこないます。

うちのチームは卒団した6年生が寄付していってくれた用具のバザーを総会前におこなっていたため、その準備もありました。

準備1.総会場所の確保・出欠確認(懇親会の手配)

総会日程をコーチと相談したのち、総会場所を予約して確保します。

各学年へ連絡をして出欠を確認。うちは総会後に懇親会を行っていたため、人数をきっちり把握して飲み物やお弁当なども手配していました。

準備2.スポ少登録やスポーツ保険への加入手続き

年度末のスポ少総会時にスポ少登録料やスポーツ保険の代金も徴収しているため、その手続きも行わなければなりません。

うちの場合、登録などはコーチにお願いしていたのですが、スポーツ保険の加入は会計役員が行っていました。

スポーツ保険は4月1日には新保険に加入できているように余裕をもって手続きします。

スポ少サッカーの場合はJFA(公益財団法人 日本サッカー協会)への選手登録手続きが必要です。(チーム・コーチの登録も併せて)

準備3.総会資料の作成

総会資料には、年度末のスポ少総会で徴収した団費や登録料・スポーツ保険などを組み込んだ予算案を作成して記載。

今年度の活動予定やすでに予定が組まれている試合日程・団員名簿新年度役員の名前なども記載されます。

準備4.バザー商品の整理

うちのチームでは卒団する6年生から不要な用具(サッカーボールや練習着・ピステなど)を引き取り、下学年に販売して団の雑収入としていました。

そのためバザーに出す品物の値札付けやサイズ確認などの作業も総会前に行います。

どんな商品があるのか写真を撮って各学年の役員に回してもらいました。

準備5.懇親会の弁当やお酒の発注・引き取り

スポ少総会後にコーチと親の懇親会が行われるため、ビールやお弁当を注文しておきます。

総会当日は6年生の親が手分けしてビールやお弁当の引き取りに行きます。

準備6.会計役員は交通費や配布物の用意

年度初めのスポ少総会は、新しい学年役員と三役が全員そろって初顔合わせをする場でもあります。

学年役員は交通費や救急用品の管理もしなければなりませんが、それらを準備して揃えるのは6年の会計役員の仕事。

スポ少総会当日までに学年ごとの「交通費」・「救急用品」などを手渡せるよう準備しておきます。

年度初めの総会当日の流れ

スポ少総会が始まる少し前に集まり、テーブルや座布団・総会資料を準備。

バザーの準備も並行しておこない、総会前にバザーを見に来る親への対応もします。

また懇親会で使用するビールやお弁当の引き取りも、6年生の親が手分けしておこないました。

年度初めのスポ少総会の流れは以下のようになります。

1.新保護者会長より挨拶・新年度の活動予定

新しい保護者会長の司会のもとスポ少総会が始まります。

挨拶のあとは年間の大まかな行事(総会・親子交流イベント・忘年会など)の活動予定を保護者へ周知。協力を求めます。

また保護者会長は、練習場所(小・中学校の体育館など)で行われる会議が年2回ほどおこなわれるため出席するのですが、そのときに申し伝えられたことなども親・コーチへ伝えられます。(体育館の電気の消し忘れに注意、など)

*スポ少の保護者会長の仕事については詳細記事もありますので、興味のある方はご覧ください。

2.コーチ紹介・代表コーチより挨拶

各学年の担当コーチが発表されます。

最後にコーチ代表から今年のチーム目標などが伝えられます。

3.新三役・各学年の担当役員紹介

年度末のスポ少総会でも新三役の挨拶を軽くしますが、年度初めでも再度挨拶をします。

1年~5年までの新学年役員も1人ずつ自己紹介を兼ねて挨拶しました。

4.今年度の予算案について

会計役員より新年度の予算案について報告がおこなわれます。

4.予算案承認・質疑応答

保護者会長より、予算案の承認を拍手で求めます。

その後、スポ少総会に参加している団員の親から質問を受け付けます。

5.閉会・連絡先交換・会計から交通費と救急用品の配布

保護者会長より閉会の挨拶。閉会後、新学年役員と三役は連絡先交換をします。(練習日程の連絡などを申し伝えるため)

また会計役員は学年役員へ「交通費」と「救急用品・OS1」などを手渡します。

懇親会

連絡先交換などをしている間に役員以外の6年保護者は懇親会の準備をします。

懇親会が終わるとお開きとなります。

まとめ

スポ少の総会についてお伝えしました。

今回の記事をまとめると以下の通りになります。

  • スポ少総会の事前準備でおこなうものは主に「総会場所の確保」・「総会出席人数の確認」・「総会資料の作成」
  • スポ少総会当日は資料をもとに「年間活動報告(活動予定)」・「会計報告(予算案)」・「役員やコーチの挨拶や総括」などをおこなう。
  • 新年度のスポ少総会前までに「スポーツ保険の加入」「スポ少登録」などの手続きを済ませておく。

スポ少の総会は当日もさることながら事前準備にかなりの時間を要します。総会会場の確保などは早めにしておかないとどうにもならなくなりますので、計画的に進めましょう。今回の記事がスポ少役員さんのお役に立てれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました!

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